Certificatele trebuie ștampilate? Încă o dată despre imprimare

Buna ziua! În acest articol vom vorbi dacă în 2019 un antreprenor individual poate lucra fără un sigiliu.

Astăzi vei învăța:

• Am nevoie de un sigiliu pentru ;
• In ce situatii este necesar?
• Care sunt principalele diferențe dintre lucrul cu și fără imprimare?
• Cum să comanzi o ștampilă și ce să faci dacă aceasta dispare.

Poate un antreprenor individual să lucreze fără un sigiliu?

Legislația Federației Ruse nu impune ca toți antreprenorii individuali să aibă un sigiliu. Dacă un antreprenor consideră că o amprentă personală nu este utilă în munca sa, are tot dreptul să se descurce fără ea. Pentru a certifica documentele unui antreprenor individual este suficientă doar o semnătură personală.

Un antreprenor individual fără ștampilă ar trebui să fie pregătit pentru faptul că contrapărțile vor cere o scrisoare despre absența ștampilei. Și ele pot fi înțelese, deoarece dacă un antreprenor individual ascunde faptul că are un sigiliu și pune doar o semnătură în temeiul acordului, documentul poate fi considerat invalid.

Acest tip de schemă a fost folosit de escroci de mai multe ori. O scrisoare care indică absența unui sigiliu într-o astfel de situație oferă asigurare suplimentară.

Este scrisă în formă liberă și trebuie susținută de detaliile antreprenorului individual:

• NUMELE COMPLET.;
• OGRNIP;
• Semnătură.

Cu cât contrapartea este mai mare, cu atât cerințele sale pentru prezența unui sigiliu sunt mai insistente. În orice caz, este posibilă realizarea unui sigiliu chiar și în câteva ore, astfel încât un antreprenor individual își poate începe în siguranță activitățile fără sigiliu și poate comanda unul dacă este necesar.

Când este obligat un antreprenor individual să aibă un sigiliu?

În general, un antreprenor individual se poate descurca fără un sigiliu, dar există o serie de situații în care este necesar un sigiliu.

Un antreprenor va trebui să comande un sigiliu dacă:

1. Are (sau va avea) angajați. O înscriere în carnetul de muncă fără amprenta angajatorului va fi considerată nulă.
2. Pregătește borderouri și chitanțe de numerar.
3. Antreprenorii individuali se ocupă de formulare stricte de raportare (bonuri de vânzare, facturi). Semnarea lor trebuie să fie însoțită de un sigiliu. Așadar, un antreprenor care acceptă plăți de la cetățeni, dar nu are echipament de casă de marcat, va trebui cu siguranță să achiziționeze o ștampilă.
4. Banca cere o ștampilă pentru a deschide un cont curent. Nu toate băncile fac o astfel de cerință, deoarece se bazează exclusiv pe regulile lor interne. Dar, de exemplu, lucrul cu carnetele de cecuri este întotdeauna posibil doar prin imprimare.
5. Antreprenorul individual plănuiește să participe la ordinele guvernamentale. Cererea nu va fi acceptată fără ștampilă.

În unele situații, nu este necesar pentru un antreprenor individual, dar este de dorit să aibă un sigiliu. De exemplu, la încheierea de relații contractuale cu companii mari.

Sigiliul este un garant suplimentar. Unii parteneri „seniori” pot cere chiar și o amprentă în temeiul acordului, deoarece consideră că semnătura este o asigurare insuficientă pentru executarea acordului. Cu toate acestea, o astfel de cerință nu este în niciun caz susținută de lege, deoarece un acord garantat prin semnăturile a două părți este deja considerat valabil.

Avantajele și dezavantajele tipăririi pentru antreprenorii individuali

Avantajele de a avea sigiliul unui antreprenor individual depășesc în majoritatea cazurilor dezavantajele.

Cerințe de imprimare

În Rusia, următoarele cerințe se aplică imprimării IP:

Specialiștii noștri în servicii de fabricare a ștampilei pot oferi întotdeauna o varietate de opțiuni de design. Ei trebuie să fie conștienți de ce fel de sigiliu este necesar pentru un antreprenor individual și, prin urmare, ei înșiși oferă cataloage cu exemple de printuri gata făcute. Antreprenorul îl poate alege doar pe cel care îi place cel mai mult.

Auto-compunere - un set de simboluri, plăci de text și pensete. Vă permite să schimbați singur textul.

Unde să faci o ștampilă pentru un antreprenor individual

Imprimarea se poate face in servicii specializate. Trebuie să alegeți nu numai imaginea pentru imprimare, ci și aspectul imprimării în sine. De exemplu, poate fi manual sau automat.

Prima varianta este mai ieftina, un astfel de sigiliu ocupa mai putin spatiu (ceea ce inseamna ca este mai usor de purtat cu tine, dar si mai usor de pierdut). Imprimarea automată câștigă în ceea ce privește ușurința în utilizare, mai ales când vine vorba de fluxuri mari de documente.

Costul realizării unui sigiliu: 200-2000 de ruble. Timp de producție: 3 ore – 7 zile.

Unele companii de timbre pot oferi unui antreprenor o selecție atât de mare încât este ușor să se confunde. Analogii chinezi pot fi de zeci de ori mai ieftini decât cei europeni, dar durează mult mai puțin. Fiecare antreprenor are dreptul de a face propria alegere. Principalul lucru este că sigiliul ar trebui să fie convenabil și potrivit ca dimensiune pentru proprietar.

Cum să comanzi o imprimare

Pentru a produce un sigiliu, antreprenorul individual va avea nevoie de:

1. Completați o cerere.
2. Colectați un pachet de documente: pașaport, TIN și OGRNIP.
3. Furnizați toate acestea companiei producătoare de ștampile.
4. Selectați aspectul amprentei și al sigiliului.
5. A plati.
6. Așteptați ca comanda să fie finalizată.
7. Primiți comanda prin prezentarea unui pașaport sau a unei împuterniciri (dacă antreprenorul individual nu o va primi).
8. Dacă doriți, înregistrați sigiliul.

La realizarea unui nou sigiliu, toate cele anterioare rămân valabile.

Clișeu cu protecție

Pe vremuri se putea produce un sigiliu doar în câteva birouri specializate, dar astăzi alegerea companiilor este foarte largă și, din păcate, nu toate lucrează conștiincios. Dacă producătorul nu cere întregul pachet de documente, fraudatorii pot profita de acest lucru.

Pentru a evita falsificarea ștampilei, puteți comanda protecție suplimentară folosind:

• Ochiuri ghiloșate de până la 0,1 mm;
• Etichete chimice sau ultraviolete;
• Multicolor;
• Gravura de imagini;
• Cod de bare bidimensional.

Este necesar să se înregistreze sigiliul unui antreprenor individual?

Agențiile guvernamentale nu sunt obligate să știe dacă un antreprenor individual are un sigiliu.

Dar un antreprenor poate, la cererea sa, să îl înregistreze în:

• Impozit - nu tine propriul registru de timbre, dar la cerere intreprinzatorul individual poate inregistra datele necesare;
• OVD (în Belarus și Kazahstan este obligatorie înregistrarea unui sigiliu, antreprenorii individuali din Federația Rusă pot face acest lucru la propria discreție);
• Camera de Comert si Industrie;
• Registrul producătorului (multe companii fac acest lucru automat).

Înregistrarea sigiliului unui antreprenor individual servește ca garant suplimentar în litigiile legate de falsificarea sigiliului. Statul nu știe câte sigilii are întreprinzătorul individual, cine nu le-a înregistrat și cum arată. Prin urmare, chiar și un sigiliu cu datele antreprenorului care este diferit de originalul este recunoscut ca valabil în instanță.

Sigiliu pierdut sau furat

Nimeni nu este imun la diverse surprize și circumstanțe de urgență Un antreprenor, sau reprezentantul său autorizat, își poate pierde sigiliul sau poate deveni victima unui hoț. Practic nu există nicio diferență, deoarece esența problemei este că sigiliul se află într-un loc necunoscut, cu persoane necunoscute.

În acest caz aveți nevoie de:

1. Scrieți o declarație la poliție.
2. Obțineți un certificat de la Departamentul Afacerilor Interne pentru producerea unui nou sigiliu.
3. Daca sigiliul a fost inregistrat la fisc si inclus in registru, contactati-i pentru a-l exclude din liste;
4. Dacă doriți, puteți publica o notificare despre furt în mass-media pentru a vă proteja contrapărțile de fraudatori.

Închiderea unui antreprenor individual

Dacă antreprenorul individual nu și-a înregistrat sigiliul la agențiile guvernamentale, atunci nu este nevoie să desfășoare acțiuni speciale cu sigiliul care nu mai este necesar. Îl poți păstra ca suvenir.

Sigiliul înregistrat se lichidează de către autoritatea de înregistrare împreună cu întreprinderea. Trebuie să aduceți ștampila și o fotocopie a pașaportului la biroul fiscal, cererea poate fi scrisă pe loc. Se eliberează un certificat de distrugere a sigiliului.

Distrugerea voluntară a sigiliului

În orice moment, întreprinzătorul individual poate refuza imprimarea inutilă. Se distruge si se intocmeste act, certificat prin semnatura intreprinzatorului individual.

Banca trebuie să fie notificată cu privire la distrugerea sigiliului dacă întreprinzătorul individual l-a folosit pentru tranzacții cu contul curent.

Certificarea documentelor cu sigiliul unei organizații este o modalitate specială de certificare și confirmare a forței lor juridice. Sigiliul se aplică pe documentele autentice care atestă drepturile funcționarilor, faptele de cheltuire a fondurilor și bunurilor materiale, pe documentele de decontare și plată, certificate, împuterniciri, pe multe documente organizatorice (regulamente, acte, convenții constitutive, tabele de personal etc.) .). Sigiliul este folosit și în toate cazurile de certificare a drepturilor funcționarilor organizației, confirmarea cheltuirii fondurilor și bunurilor materiale etc.

Sigiliul se pune pe documente în cazurile prevăzute de acte legislative sau de alte acte normative. Sigiliul se așează într-un loc liber de text, fără a surprinde semnătura personală a funcționarului, acesta poate include o parte din titlul funcției persoanei care a semnat documentul;

Sigiliile simple pot avea diferite forme: rotunde, pătrate și triunghiulare. Stema nu este înfățișată pe ea. Cele simple (fără imaginea simbolurilor de stat) sunt plasate pe certificate, permise, copii ale documentelor etc. Amprenta sigiliului este aplicată în așa fel încât să surprindă o parte din semnătura personală a funcționarului și să fie lizibilă în mod clar.

Agențiile guvernamentale folosesc sigiliu oficial(cu imaginea stemei Federației Ruse) și un sigiliu simplu al acestei organizații Un sigiliu cu o reproducere a emblemei de stat a Federației Ruse este un sigiliu care are o imagine în oglindă a emblemei de stat a Rusiei. Federația în centrul clișeului sigiliului Emblema de stat a Federației Ruse este plasată pe sigiliile organismelor guvernamentale federale, ale altor organisme guvernamentale, organizații și instituții, pe sigiliile organismelor, organizațiilor și instituțiilor, indiferent de forma de proprietate. , învestite cu atribuții individuale ale statului, precum și organe care efectuează înregistrarea de stat a actelor de stare civilă.

O amprentă a sigiliului care înfățișează emblema de stat a Federației Ruse este pusă pe documentele care necesită o certificare specială a autenticității lor (este pusă pe documentele care atestă drepturile unei întreprinderi sau ale funcționarilor, care înregistrează cheltuirea fondurilor, precum și cele prevăzute de acte juridice de stat).

O listă aproximativă a documentelor pe care este aplicat sigiliul principal al organizației poate arăta astfel:

1. Acte (acceptarea lucrării finalizate, anulare, examinare etc.).

2. Informații de arhivă.

3. Procuri (pentru primirea obiectelor de inventar etc.)

4. Acorduri (cu privire la bunuri, contracte, chirie etc.)

5. Certificate de călătorie.

6. Regulamente de organizare.

7. Scrisori de garanție.

8. Estimări de costuri.

9. Certificate.

10. Carta organizatiei.

11. Diagrame de personal

12 Comenzi privind principalele activități și extrase din acestea

13 Ordine privind personalul și extrase din acestea

14 Comenzi pentru vacanțe și călătorii de afaceri și extrase din acestea

Organizațiile, întreprinderile și autoritățile își elaborează propria listă de documente pe care este pus sigiliul și o anunță prin ordine sau rezoluții.

35) Componența documentelor de identificare. Reguli de înregistrare a detaliilor, document de certificare.

Detalii de identificare a documentului: ștampila de aprobare, semnătură, sigiliu.

Ștampila „Aprobat”(„Sunt de acord”) este un fel de confirmare a importanței și relevanței documentului întocmit și semnat, precum și un fel de sancțiune pentru valabilitatea acestui document în raport cu un anumit cerc de angajați, funcționari și departamente. a întreprinderii.

O serie de documente dobândesc forță juridică numai după ce sunt aprobate de către directorii sau funcționarii întreprinderii, a căror competență include soluționarea anumitor probleme.

Următoarele sunt supuse aprobării obligatorii:

1. statute;

2. reglementări privind reprezentanțele, sucursalele și diviziile structurale ale întreprinderii;

3. structura, personalul si personalul;

4. acte de inspecții, auditări, recepție și livrare de bunuri materiale;

5. fișe de post;

6. regulamentul intern al muncii;

8. preturi pentru munca si prestarea serviciilor etc.

Pe baza specificului activităților sale, întreprinderea trebuie să elaboreze o listă de documente supuse aprobării și un cerc de funcționari care au dreptul să aprobe aceste documente.

Atunci când un document este aprobat de un funcționar, ștampila de aprobare a documentului trebuie să fie compusă din cuvântul APROBAT (fără ghilimele), titlul funcției persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenumele și data aprobării. . Ștampila de aprobare a documentului se află în colțul din dreapta sus al documentului.

Semnătură. Semnătura confirmă responsabilitatea persoanei care a pus-o pentru tot ceea ce este menționat în document. Funcționarii autorizați ai organizației au dreptul de a semna documente. Astfel de puteri sunt determinate de reglementările locale ale organizației (de exemplu, charte, regulamente, ordine). Documentele unităților structurale pot fi semnate de șefii acestora. Pe o serie de probleme, alți angajați ai organizației au dreptul de a semna.

Diferite tipuri de documente necesită un număr diferit de semnături. O singură semnătură este pusă pe documentele emise la un moment dat. Astfel, ordinele privind principalele activități sau personal, ordinele, mesajele telefonice, împuternicirile (cu excepția procurilor de primire a bunurilor materiale) sunt semnate de un singur funcționar. Dacă mai mulți oficiali sau unități structurale sunt responsabili pentru conținutul unui document, atunci două sau mai multe semnături sunt plasate pe acesta (în funcție de numărul de persoane responsabile).

Un document organizatoric și administrativ trebuie să aibă semnătura unui funcționar (semnătură dacă documentul a fost elaborat și eliberat de mai mulți funcționari).

Detaliul „Semnătură” (detaliul 22) include: titlul funcției persoanei care a semnat documentul (complet dacă documentul nu este întocmit pe un document formular și prescurtat - pe un document întocmit pe un document formular) ; semnătură personală; decriptarea semnăturii (inițiale, prenume).

Sigiliu. Atributul „Sigiliu” este, de asemenea, semnificativ din punct de vedere juridic și este folosit pentru a certifica semnătura unui funcționar pe anumite tipuri de documente. O amprentă a sigiliului este o dovadă suplimentară a autenticității documentului și a afilierii acestuia cu numele organizației indicate pe document.

Majoritatea documentelor create în organizații nu necesită amprenta sigiliului. Amprenta este aplicată pe documentele care reflectă următoarele informații:

Despre fapte cu semnificație juridică deosebită (despre crearea, reorganizarea sau lichidarea unei organizații etc.);

Certificarea drepturilor unei organizații sau persoane fizice (procură);

Înregistrarea faptelor legate de activele financiare și activele materiale (acte de radiere a activelor materiale, ordine de plată, scrisori de garanție).

Astfel de documente dobândesc forță juridică numai din momentul în care sunt certificate cu sigiliu.

Organizațiile de stat au un sigiliu oficial (cu imaginea emblemei de stat a Federației Ruse). În structurile nestatale există un sigiliu rotund echivalent cu ștampila oficială. În plus față de sigiliul oficial (sau echivalent), organizațiile pot avea un număr de sigilii rotunde simple.

36) Marcaje pe un document, semnificația și designul acestora.

Toate etapele procesării trecerii și execuției unui document sunt înregistrate cu semne care ajută la determinarea locului în care se află în prezent și în ce stadiu al executării acestuia este.

Următoarele mărci sunt considerate oficiale:

· despre primirea unui document de către organizație;

· rezoluție;

· despre control;

· despre interpret;

· despre executarea documentului și trimiterea acestuia la dosar;

· despre disponibilitatea aplicației;

· pe certificarea unei copii;

· identificatorul copiei electronice a documentului.

1.Rețineți că documentul a fost primit de organizație este aplicat în colțul din dreapta jos al documentului și conține: numele organizației destinatare, următorul număr de serie și data primirii (dacă este necesar - ore și minute).

2.Rezoluția.Rezoluția DOCUMENTULUI- un detaliu constând într-o înscriere pe un document întocmit de un funcționar și care conține decizia pe care a luat-o. Textul rezoluției trebuie să fie concis, clar și corect. Hotărârea trebuie să cuprindă: prenumele, parafa executorului, sarcina, termenul, semnătura managerului, data rezoluției. Rezoluția este scrisă de mână în colțul din dreapta sus deasupra textului. Dacă nu există spațiu liber, acesta poate fi plasat pe orice spațiu liber din partea din față a documentului.

3.Notă despre interpret cu va contine: parafa, prenumele executorului actului si numarul de telefon al acestuia. Este situat pe partea din față sau din spate a ultimei foi a documentului, în colțul din stânga jos.

4. Marca de inspecție se lipește în dreapta pe marginea de sus a primei foi folosind ștampila „Control” sau litera „K”.

5.Notă privind executarea documentului și trimiterea acestuia la dosar include următoarele date:

· înregistrați „To file”, numărul cazului în care va fi stocat documentul. Este semnat și datat de către executantul documentului sau șeful unității structurale relevante.

6. Bifați prezența aplicației se introduce după textul documentului înainte de semnătură. Este formatat fără paragraf și este separat de textul principal al documentului prin spațiere de 3 rânduri.

7.Notă privind certificarea copiei lipit pe copiile documentelor și extrasele din documente.

8.Identificatorul copiei electronice a documentului este un marcaj plasat în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a documentului și care conține numele fișierului pe suport informatic, data și alte date de căutare instalate în organizație.

Rezoluţie. Intelesul sau. Cerințe pentru rezoluție.

O rezoluție este o decizie a unui funcționar cu privire la problema executării unui document, exprimată în scris sau o instrucțiune de executare a unui document.

SENS

Rezoluția consolidează ordinul managerului cu privire la problema reflectată în document. Acesta este ca un mic document administrativ întocmit pe documentul primit. Calitatea sarcinii și promptitudinea finalizării depind de specificul și claritatea rezoluției și de alegerea corectă a contractantului.

CERINȚE

· Este recomandabil să se indice în rezoluție: numele executorului(lor), conținutul ordinului, termenul de executare, termenul de executare, data, semnătura personală a managerului.

· Dacă soluția unei probleme este încredințată mai multor interpreți, atunci oficialul indicat primul este considerat responsabil pentru munca tuturor celorlalți

· Dacă documentul are un termen limită standard, atunci rezoluția poate să nu indice termenul limită

· Termenul limită individual specificat în rezoluție nu poate conține un termen limită standard

· R. trebuie transferat la formularul de înregistrare la înregistrarea unui document și stă la baza luării documentului pentru control

· Data indicată în R. devine termenul limită de executare a documentelor

· Poate fi scris de către manager de mână pe un câmp liber al documentului

· Este permisă întocmirea R. pe o foaie separată de format A6 sau A7 (metoda este folosită în agențiile guvernamentale)

Din 2016, aplicarea sigiliului persoanelor juridice pe contracte este opțională. Societățile moderne cu răspundere limitată și societățile pe acțiuni ar putea să nu o aibă deloc. Aceste reguli au fost introduse pentru a simplifica procedura de înregistrare a noilor persoane juridice și întreprinzători individuali.

Cu toate acestea, credința formată în vremea sovietică că fără un sigiliu un document este invalid continuă să funcționeze până în zilele noastre. Proprietarii de afaceri B2C nu se grăbesc să desființeze utilizarea sigiliilor în practica zilnică de a încheia contracte cu clienții și pe bună dreptate.

Nu are sens să explici unei persoane obișnuite că a face un sigiliu personalizat este mai ușor decât a falsifica semnătura șefului unei organizații.

Vom vorbi despre necesitatea unui sigiliu pentru persoanele juridice din punct de vedere al practicii judiciare. Atitudinea instanțelor față de probele furnizate este principalul lucru care ar trebui să vă intereseze. Numeroase cauze judecătorești în care am fost implicați confirmă că absența unui sigiliu pe un contract nu indică nerespectare sau fals. Ele sunt ghidate de Codul civil, sau mai degrabă de articolul 160 al acestuia.

La încheierea unui contract, este mai important să acordați atenție autorității semnatarului. Dacă acesta este directorul general, atribuțiile sale sunt confirmate de Carta companiei. În alte cazuri, este indicat să se solicite o copie legalizată a procurii pentru încheierea acordurilor relevante.

Ce documente necesită ștampilare obligatorie?

Uneori, părțile la un acord, la încheierea acestuia, pot conveni să sigileze acordurile și acest lucru este consemnat în text. În acest caz, absența unui sigiliu poate fi un motiv pentru declararea tranzacției invalide.
Documente financiare și de plată pentru transferul de fonduri - adică este necesară ștampilarea bonului de vânzare. La fel ca si pe factura emisa catre contrapartida pentru plata.
Tipărirea este necesară și pe formulare de raportare stricte - aceleași bonuri și chitanțe, de exemplu. În general, pe orice documente care au un număr. Aici sunt incluse și polițele de asigurare, deoarece contabilitatea acestora este strict controlată de către asigurător. Este necesară ștampilarea oricărei politici.

La depunerea documentelor pentru înregistrarea de stat a tranzacțiilor imobiliare. Sigiliul este cerut pe copiile certificate ale actelor constitutive ale unei persoane juridice.

Este necesar ca un antreprenor individual să aibă un sigiliu?

Din 2016, nu este obligatoriu. Vă puteți folosi sigiliul la încheierea contractelor, deoarece, în mod tradițional, acest lucru îi ajută pe clienți să aibă încredere în fiabilitatea tranzacției și în autoritatea semnatarului.

Toate cele de mai sus se aplică nu numai contractelor, ci și actelor de acceptare și transfer, lucrărilor efectuate și altor documente încheiate de întreprinzătorii individuali și persoane juridice în cursul activităților lor.

Este obligatoriu sigiliul organizației pe un contract de muncă?

Faptul că nu există un sigiliu pe un contract de muncă nu indică invaliditatea acestui contract. Conform Codului Muncii, contractele de muncă trebuie să fie încheiate în formă scrisă simplă și se aplică cerințele relevante. Angajatorul are dreptul de a decide singur dacă pune sau nu ștampila. Un acord fără sigiliu este complet legal. Oamenii sunt adesea confundați cu necesitatea de a aplica o ștampilă pe cartea de muncă. Lipsa sigiliului organizației pe pagina de titlu impune răspunderea angajatorului sub forma unei amenzi.
Practica studierii relațiilor contractuale arată că majoritatea persoanelor juridice folosesc un sigiliu rotund în absența unei astfel de necesități. Tradițiile de afaceri nu se schimbă rapid și suntem în continuare abordați de proprietari de afaceri alarmați care au descoperit că nu există nici un sigiliu pe acordul încheiat... Aici există o pierdere imediată a încrederii în fiabilitatea contrapărții și suspiciuni ale necinstea partenerului de afaceri. Fiți siguri - în cazul oricăror proceduri legale, prezența sigiliului rotund al organizației nu contează deloc.

Se pune o ștampilă pe comenzile organizației în 2019? Să luăm în considerare regulile de utilizare a acestei cerințe pe documentele administrative.

Citiți articolul nostru:

Comenzile trebuie ștampilate?

Regula generală pentru utilizarea sigiliilor la comenzi este că acestea sunt plasate numai dacă comanda folosește propriul formular de document creat de organizație. Comenzile unificate pentru personal nu necesită astfel de detalii.

Dacă întreprinderea și-a dezvoltat propriile formulare de documente și reglementările locale prevăd prezența unui sigiliu, atunci acesta este aplicat. Aceasta rezultă din articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse și articolele 7, 9 din Legea din data de zi.

De asemenea, este necesară o ștampilă pe comandă dacă documentul este trimis către organizații externe, deoarece acesta va certifica autenticitatea acestuia. Cererea de sigilare poate fi făcută de către organizația destinatară, caz în care se pune și ștampila.

Legea oferă următoarea listă de situații în care este necesar un sigiliu. Acest:

• (la pornire, concedierea unui angajat sau, de exemplu, schimbarea numelui de familie al angajatului).
• Reglementările locale ale organizației.
• Contracte de muncă (împreună cu acorduri suplimentare la acestea și acorduri privind responsabilitatea financiară deplină).
• Acte și scrisori de garanție.
• Imputerniciri legate de implementarea anumitor actiuni legate de cheltuirea fondurilor si resurselor materiale.
• Referințe de arhivă și copii ale documentelor.
• Certificate de serviciu și de călătorie.
• Certificate de atribuire, petiții, caracteristici, recomandări etc.

Cine are dreptul să pună o ștampilă pe o comandă?

Organizația are dreptul de a stabili propria listă de documente care necesită sigilare. Și, prin urmare, angajatorul poate emite un ordin asupra angajaților folosind sigiliul pentru nevoi oficiale. De obicei, aceștia includ oficiali de vârf ai organizației, șefi de divizii structurale etc.

Ordinul este ștampilat de funcționarul care emite ordinul. Dacă ordinul acoperă întreaga întreprindere, sunt necesare semnătura managerului și ștampila organizației. Și dacă comanda se referă la un anumit departament, iar șeful acestuia are propriul său sigiliu, acesta este ceea ce se folosește.

Ce tipuri de sigilii există?

Să enumerăm tipurile de sigilii:

• Timbru. Aspectul lor este reglementat de GOST R 51511-2001. Sigiliile oficiale sunt folosite în agențiile guvernamentale și organizațiile care au dreptul de a folosi simbolurile Federației Ruse (de exemplu, birourile notariale).
• Echivalat cu ștampila. Astfel de sigilii sunt create pentru organizațiile comerciale. Ele pot fi marcate cu un logo sau o emblemă corporativă unică. În orice caz, trebuie să indice TIN-ul și numărul certificatului de înregistrare de stat. Întreprinzătorul individual indică în plus numele de familie, prenumele și patronimul, dar logo-ul nu mai este aplicat.
• Simplu. Necesitatea lor este determinată de însuși angajator și este consemnată în ordinele de reglementare. De exemplu, acestea sunt sigilii pentru certificate de certificare, copii și extrase.
• Stampila detalii pentru situații similare, folosit pentru a accelera și crește eficiența fluxului de documente. Acestea sunt adresa, înregistrarea, cu drepturi de acces (de exemplu, clasificate ca „secrete”) etc.

Pentru ce sunt exact timbrele?

Domeniul de utilizare a sigiliilor este reglementat de Sistemul Unificat de Stat de Management al Înregistrărilor (aprobat). Detaliile sigiliului confirmă autenticitatea unei anumite comenzi, act, certificat etc. În consecință, utilizarea acestuia conferă documentului forță juridică și dovedește legalitatea acțiunilor în conformitate cu acesta.

Locația de imprimare

Locația pentru impresie se numește locație. Este plasat în partea de jos a documentului, lângă viza de manager.

Notă

Este important ca imprimarea să nu coincidă cu semnătura în sine. Este acceptabil ca sigiliul să apară parțial pe titlul postului.

În gestionarea evidenței personalului, se obișnuiește să se lase un loc special pe document și să se marcheze cu abrevierea M.P. Aceasta este o tehnică convenabilă pentru a evita deteriorarea documentelor din cauza plasării incorecte a imprimării.

Depozitarea sigiliilor

Sigiliile sunt păstrate de către angajații care au dreptul de a folosi această cerință. Sigiliul rotund principal este la dispoziția șefului departamentului organizatoric de cele mai multe ori. În cazul în care managerul pleacă în vacanță sau într-o călătorie de afaceri, acesta este predat angajatului responsabil împotriva semnăturii. O varietate de sigilii auxiliare simple sunt eliberate angajaților care le solicită în îndeplinirea atribuțiilor lor oficiale.

Locațiile de depozitare pentru sigilii depind de tipul acestora. Sigiliul rotund principal (precum și ștampila cu adresa) este depozitat într-un seif sigilat neinflamabil. Este suficient să păstrați ștampile auxiliare într-o masă care este încuiată cu o cheie. Sigiliile sunt păstrate într-un jurnal special.

Reguli pentru certificarea documentelor în munca de birou

Cel mai bine este atunci când angajatorul introduce instrucțiuni care reglementează utilizarea sigiliilor. În primul rând, se stabilește o listă de documente certificate prin această cerință. Lista nu este definitivă; se pot face modificările necesare. Necesitatea lor este determinată de însuși angajator și este consemnată în ordinele de reglementare.

În continuare, sunt dezvoltate instrucțiuni pentru utilizarea sigiliilor. Acesta specifică regulile pentru aplicarea, depozitarea și eliminarea ștampilelor și regulile de depozitare a înregistrărilor. Instrucțiunea este creată ca o completare la statutul organizației sau ca document separat.

S-ar părea că totul s-a spus deja despre tipărire și este puțin probabil să se poată adăuga ceva. Ce poate fi mai ușor decât „ștampilarea” documentelor pe care le-ați adus? Cu toate acestea, când m-am confruntat cu formarea cursanților, mi-am dat seama că chiar și o astfel de manipulare simplă ridică uneori dificultăți și întrebări și, prin urmare, necesită anumite clarificări.

Pe ce documente și în ce cazuri trebuie să puneți un sigiliu?

În primul rând, este necesar să ne amintim că sigiliul principal al organizației este certificat doar prin semnăturile primelor persoane: managerul, adjunctul acestuia, contabilul șef.

Pentru a certifica semnăturile șefilor de departamente/departamente/divizii din structura organizației, se folosesc sigilii auxiliare - sigilii ale diviziilor structurale, de exemplu, „Departamentul Resurse Umane”, „Departamentul de credit”, etc. În acest caz, denumirea departamentului de pe sigiliu și în structura organizatorică a organizației trebuie să fie identice .

Lista documentelor de bază care trebuie certificate printr-un sigiliu a fost elaborată de VNIIDAD în anii 80 ai secolului trecut. Vă puteți baza pe el atunci când dezvoltați regulile interne pentru utilizarea sigiliilor organizației dvs. Cu toate acestea, nu trebuie să uităm că multe s-au schimbat în trei decenii. În plus, lista conține documente care sunt supuse certificării de către sigiliul principal și ignoră colegii lor auxiliari - sigiliile diviziunilor structurale.

Acorduri;

carnete de cecuri;

Ordine de plată, instrucțiuni de transfer de fonduri, alte documente contabile care confirmă trecerea fondurilor (ordine de pomenire etc.);

Carduri bancare și alte documente cu eșantion de semnătură ale persoanelor autorizate depuse la organizațiile relevante pentru tranzacțiile efectuate de organizație;

Certificate de arhivă care confirmă experiența în muncă, copii (extrase) documente de arhivă;

Rapoarte în forma prescrisă etc.

Instrucțiunile interne ale departamentului pot prevedea prezența obligatorie a unui sigiliu la cererile trimise către organizații terțe (de exemplu, solicitări de la agențiile de aplicare a legii către bănci cu privire la fluxul de fonduri în conturile organizațiilor suspectate).

Dar comenzile și instrucțiunile pentru activitățile de bază, precum și scrisorile, cu excepția scrisorilor financiare și de garanție, nu sunt certificate prin sigilii.

Lista documentelor certificate sigilii de diviziuni structurale, trebuie specificat în documentul administrativ local al organizației.

Trebuie reținut că majoritatea documentelor de personal (comenzi, instrucțiuni etc.) nu sunt ștampilate. O excepție este carnetul de muncă, în care pagina de titlu (la completarea sau la efectuarea modificărilor) și dosarul de concediere trebuie sigilate.

Sigiliul serviciului de învățământ preșcolar atestă copii ale documentelor interne replicate.

Notă

Există multe controverse în jurul tipăririi facturilor. Această problemă a fost eliminată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 februarie 2004 nr. 84, al cărui paragraful 12 includea obligatoriu „M.P.” a fost exclus din formularul standard de factură.

Unde să pun ștampila?

Indiferent de tipul sigiliului, există reguli universale pentru aplicarea acestora pe documente: sigiliul se aplică fie într-un loc special amenajat (M.P.), fie astfel încât să acopere sfârșitul titlului de muncă al celui care a semnat documentul. Această cerință este consacrată în clauza 2.6.22 din Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536.

Dacă este necesară certificarea unei inscripții de certificare pe un document legat, amprenta sigiliului trebuie să acopere atât o parte a foii de certificare, cât și suprafața pe care este lipită foaia.

Amprenta sigiliului de pe chitanța pentru comanda de primire în numerar ar trebui să acopere și acea parte a documentului care rămâne în organizația dvs.

Este inacceptabil să puneți o ștampilă peste o semnătură personală.

Cum să ștampilăm?

• Când „tipăriți” documente, în special cele de plată, încercați să vă asigurați că imprimarea nu este plictisitoare sau neclară. O amprentă a sigiliului slab lizibilă sau parțial tipărită poate deveni un motiv pentru ca un notar să refuze să certifice o copie a unui document și pentru o bancă să refuze să accepte un ordin de plată pentru executare. Prin urmare, schimbați (reumpleți) tamponul de cerneală în timp util.
• După înlocuirea sau reumplerea tamponului de cerneală, înainte de a pune o ștampilă pe document, faceți o impresie de control asupra ciornei. Uneori, imprimarea trebuie șters cu excesul de cerneală pentru a evita spălarea sau murdarea imprimării.
• Când vă pregătiți pentru „ștampilarea” unui document, asigurați-vă că nu există nimic sub el. O agrafă, coli pliate neuniform ale unui document cu mai multe pagini sau un alt obiect străin aflat sub un teanc de documente pot interfera cu imprimarea. Ca rezultat, veți obține jumătate din ea sau o imprimare mânjită.

Îngrijirea imprimării

Ca urmare a utilizării, clișeul de cauciuc se înfundă cu murdărie, literele devin ca pete. Un sigiliu neglijent pe documente nu numai că nu arată bine organizației, dar este și un motiv pentru refuzul de a accepta anumite documente, cum ar fi ordinele de plată. Puteți menține sigiliul în formă adecvată folosind o periuță de dinți obișnuită, care poate curăța ușor clișeul fără a deteriora designul aplicat. După curățare, sigiliul trebuie clătit sub jet de apă și șters.

Sistemul de stat de documentare suport pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe pentru documente și servicii de suport a documentației (aprobate de consiliul Arhivei Principale URSS la 27 aprilie 1988; ordinul Arhivei Principale URSS din 23 mai 1988 nr. 33).

Uneori, organizațiile care au sucursale, delegând puteri reprezentantului lor, întocmesc greșit o procură: în loc de sigiliul societății-mamă, pun ștampila diviziunii. O astfel de procură este invalidă.

Conform clauzei 2.2 din Instrucțiunile de completare a cărților de muncă, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.

Conform clauzei 35 din Regulile privind păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 (modificat la 19 mai 2008). ).